QUẢN TRỊ, ĐIỀU HÀNH CÁC LOẠI HÌNH CÔNG TY

Kiến Thức Quản Trị

13-01-2019

  1. CÔNG TY CỔ PHẦN
  2. Cơ cấu tổ chức quản lý

Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau:

  • Thông qua định hướng phát triển của công ty;
  • Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
  • Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
  • Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
  • Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
  • Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
  • Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
  • Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
  • Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên, nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế, số thành viên Hội đồng quản trị phải thường trú ở Việt Nam.

Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
  • Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
  • Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
  • Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
  • Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 130 của Luật này;
  • Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
  • Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
  • Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. Quy định này không áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch quy định, tại điểm d khoản 2 Điều 135, khoản 1 và khoản 3 Điều 162 của Luật Doanh nghiệp 2014;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định, tiền lương và quyền lợi khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;
  • Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
  • Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
  • Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
  • Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
  • Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
  • Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sản công ty;
  • Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê làm việc.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có nhiệm kỳ không quá 05 năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;
  • Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị;
  • Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
  • Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;
  • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
  • Quyết định tiền lương và quyền lợi khác đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
  • Tuyển dụng lao động;
  • Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
  • Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị.

Ban kiểm soát: có từ 3 đến 5 thành viên, nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá 5 năm và thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trưởng Ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam.

Ban kiểm soát có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
  • Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
  • Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên Đại hội đồng cổ đông.
  • Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
  • Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Doanh nghiệp.
  • Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật Doanh nghiệp, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.
  • Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
  • Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
  • Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 160 của Luật Doanh nghiệp thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
  • Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
  • Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
  • Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
  • Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Cơ cấu tổ chức quản lý và hoạt động của công ty cổ phần sẽ không có Ban kiểm soát trong các trường hợp sau:

Công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần.

Hoặc ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị;

Khi đó, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

  1. Lập Sổ đăng ký cổ đông

Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.

Sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
  • Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
  • Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
  • Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Trường hợp cổ đông có thay đổi địa chỉ thường trú thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ của cổ đông.

  1. Yêu cầu triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp.

Người triệu tập phải thực hiện các công việc sau đây để tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông:

Triệu tập cuộc họp lần hai hoặc lần ba:

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

  • Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần hai: Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì phải triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.

Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

  • Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần ba:Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành, trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì phải triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần ba.Trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường khi:

  • Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty; 
  • Số thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên theo quy định, cụ thể:
  • Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát có ít hơn 03 thành viên;
  • Số lượng thành viên độc lập Hội đồng quản trị giảm xuống, thấp hơn 20% tổng số thành viên Hội đồng quản trị;
  • Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
  • Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
  • Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày số thành viên Hội đồng quản trị còn lại ít hơn 03 thành viên hoặc nhận được yêu cầu của cổ đông / nhóm cổ đông hoặc Ban kiểm soát, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Trường hợp số thành viên Hội đồng quản trị bị giảm quá một phần ba so với số quy định tại Điều lệ công ty thì Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày số thành viên bị giảm quá một phần ba.

Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

Một vài lưu ý:

Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường do Hội đồng quản trị triệu tập nêu trên thì Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định.

Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định nêu trên thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông nếu Ban kiểm soát không triệu tập cuộc họp.

  1. Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục nêu trên thì các cổ đông có quyền dự họp phải được thông báo về cuộc họp ĐHĐCĐ chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc (nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn).

Nội dung thông báo bao gồm: tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp (nếu có).

Cách thức gửi thông báo: thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và có thể thông báo thêm bằng các phương thức khác như đăng trên website công ty, đăng báo địa phương…. Riêng đối với các CTĐC, ngoài việc gửi thông báo đến địa chỉ liên lạc của cổ đông thì công ty còn phải thực hiện CBTT theo quy định của pháp luật về CBTT đồng thời với việc gửi thông báo mời họp cho cổ đông.

Các tài liệu bắt buộc phải gửi kèm theo thông báo bao gồm: chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp; phiểu biểu quyết; mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.

  1. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
  • Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
  • Chương trình và nội dung cuộc họp;
  • Họ, tên chủ tọa và thư ký;
  • Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
  • Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
  • Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
  • Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
  • Chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có).

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

  1. Quyết định/Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Hình thức biểu quyết tại cuộc họp:

Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:

  • Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
  • Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
  • Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
  • Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;
  • Tổ chức lại, giải thể công ty;
  • Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.

Các nghị quyết khác được thông qua khi được số cổ đông đại diện cho ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành đối với các vấn đề khác (trừ các vấn đề được nêu trên và vấn đề bầu thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát);

Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nghị quyết được thông qua; trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Cổ đông có thể trực tiếp biểu quyết hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau:

  • Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
  • Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
  • Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
  • Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.

Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản:

Khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, cần có sự quyết định thông qua của Đại hội đồng cổ đông và không thuộc trường hợp bắt buộc phải thực hiện bằng hình thức biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp thì Hội đồng quản trị có quyền tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.

Đại hội đồng cổ đông chỉ thông qua nghị quyết bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi có ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết tán thành đối với trường hợp thông qua.

Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Lưu ý: Biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản được thực hiện như sau:

  • Hội đồng quản trị thống nhất, ra quyết định về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
  • Chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyếtchậm nhất 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Lưu ý: Phiếu lấy ý kiến và các tài liệu liên quan được gửi đến các cổ đông bằng phương thức gửi bảo đảm. Danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.

  • Phiếu lấy ý kiến phải gửi về công ty trước thời hạn xác định và đảm bảo tuân thủ các điều kiện về hình thức theo quy định. Trường hợp, các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết;

Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty theo một trong các hình thức sau đây:

Gửi thư. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu. Trong trường hợp này, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức.

Gửi fax hoặc thư điện tử. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty qua fax hoặc thư điện tử phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu.

  • Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu

Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.

Các thành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác.

  • Gửi Biên bản kiểm phiếu đến các cổ đôngcủa công ty trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
  1. Yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị

Cuộc họp của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập khi xét thấy cần thiết, nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần.

Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường. Hội đồng quản trị họp tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác.

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị khi có một trong các trường hợp sau đây:

  • Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập;
  • Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
  • Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị;
  • Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Đề nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 4 Điều này. Trường hợp Chủ tịch không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi Thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành, nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

  • Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
  • Ủy quyền cho người khác đến dự họp (Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.)
  • Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
  • Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.

Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

  1. Thông báo mời họp Hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.

Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

  1. Biên bản họp Hội đồng quản trị

Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
  • Mục đích, chương trình và nội dung họp;
  • Thời gian, địa điểm họp;
  • Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
  • đ) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
  • Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
  • Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
  • Các vấn đề đã được thông qua;
  • Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

  1. Quyết định/Nghị quyết Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

Lưu ý: Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một Phiếu biểu quyết. Trường hợp số phiếu biểu quyết ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Thành viên Hội đồng quản trị được coi là biểu quyết tại cuộc họp khi thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
  • Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết;
  • Biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
  • Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
  • Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Quyết định của Hội đồng quản trị/Nghị quyết của Hội đồng quản trị phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp quyết định / nghị quyết do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về nghị quyết đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua nghị quyết nói trên được miễn trừ trách nhiệm.

  1. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị sẽ là cơ quan thực hiện việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị. Cụ thể như sau:

Bầu Chủ tịch Hội đồng quản trịChủ tịch Hội đồng quản trị sẽ được bầu trong cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó.

Miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trịChủ tịch Hội đồng quản trị sẽ bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

  • Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiệnlàm thành viên của Hội đồng quản trị (như không đủ năng lực hành vi dân sự, không có trình độ chuyên môn kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty hoặc thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp …)
  • Không tham gia các hoạt động của Hội đồng quản trị trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợpbất khả kháng;
  • Có đơn từ chức;
  • Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.

Bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị: Việc bãi nhiệm cũng như bầu, miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị được thực hiện khi có Quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định này sẽ được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị.

  1. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị

Bầu thành viên Hội đồng quản trị: Để trở thành thành viên của Hội đồng quản trị thì phải đáp ứng các điều kiện sau:

  • Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Luật Doanh nghiệp 2014;
  • Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác.
  • Thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác.
  • Đối với công ty con mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì thành viên Hội đồng quản trị không được là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty; không được là người có liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.

Số thành viên Hội đồng quản trị bị giảm quá một phần ba so với số quy định tại Điều lệ công ty (Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên). Trường hợp này, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày số thành viên bị giảm quá một phần ba

Thủ tục bầu thành viên Hội đồng quản trị: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông phải sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có các quyền đề cử người vào Hội đồng quản trị.

Cách thức thực hiện việc đề cử người vào Hội đồng quản trị: Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Hội đồng quản trị được thực hiện như sau:

  • Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;
  • Căn cứ số lượng thành viên Hội đồng quản trị, cổ đông hoặc nhóm cổ đông được quyền đề cử một hoặc một số người (đáp ứng đủ điều kiện đề cử nêu trên) theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông làm ứng cử viên Hội đồng quản trị. 

Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các cổ đông khác đề cử.

Hồ sơ ứng cử thành viên tham gia Hội đồng quản trị phải được gửi đến Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông trước ngày tổ chức Đại hội để Ban tổ chức có đủ thời gian kiểm tra, đưa vào danh sách bầu cử cũng như chuẩn bị trước công tác kiểm phiếu biểu quyết, bầu cử tại đại hội, thời gian gửi trước hồ sơ cụ thể do công ty tự quy định.

Đối với công ty đại chúng thì thời hạn công khai danh sách ứng cử viên thành viên Hội đồng quản trị là thối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông.

Phương thức thông qua việc đề cử người vào Hội đồng quản trị: Đại hội đồng cổ đông tiến hành bầu thành viên Hội đồng quản trị. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu. Theo đó, mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. 

Việc thông qua và chốt danh sách thành viên Hội đồng quản trị có hiệu lực từ sau khi có Biên bản kiểm phiếu bầu thành viên Hội đồng quản trị.

Nguyên tắc trúng cử: Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

Miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị:

  • Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện của thành viên Hội đồng quản trị;
  • Không tham gia các hoạt động của Hội đồng quản trị trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;
  • Có đơn từ chức;
  • Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.

Bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị: Việc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị được thực hiện theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

  1. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc (Giám đốc)

Bổ nhiệm Giám đốc / Tổng giám đốc: Giám đốc / Tổng giám đốc là thành viên Hội đồng quản trị (được Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ) hoặc được thuê theo hợp đồng lao động.

Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc / Tổng giám đốc công ty trừ trường hợp công ty cổ phần do nhà nước nắm giữ trên 50% tổng số phiếu biểu quyết và Điều lệ công ty, pháp luật về chứng khoán không có quy định khác.

Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng với Giám đốc / Tổng giám đốc; đồng thời quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Do đó, để thông qua quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng với Giám đốc / Tổng giám đốc cần phải thực hiện biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị, lấy ý kiến bằng hình thức văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty;

Trường hợp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Do đó, sau khi thực hiện bổ nhiệm / ký hợp đồng với Giám đốc / Tổng giám đốc, công ty cần thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp / thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

  1. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Ban kiểm soát

Ban kiểm soát trong công ty cổ phần là bộ phận có chức năng giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao…

Công ty cổ phần bắt buộc phải có Ban kiểm soát nếu Công ty có từ 11 cổ đông trở lên hoặc các cổ đông là tổ chức của công ty sở hữu từ 50% tổng số cổ phần của công ty trở lên.

Đối với công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì Kiểm soát viên phải là kiểm toán viên hoặc kế toán viên.

Cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát của công ty cổ phần:

Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên (Kiểm soát viên) của Ban kiểm soát.

Ban kiểm soát của công ty có từ 03 đến 05 thành viên, với nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam.

Các Kiểm soát viên bầu một người trong số họ làm Trưởng Ban kiểm soát theo nguyên tắc đa số. Trưởng Ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

Trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

Bầu Kiểm soát viên:

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông phải sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có các quyền đề cử người vào Ban kiểm soát.

Đề cử người vào Ban kiểm soát:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Ban kiểm soát được thực hiện như sau:

  • Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;
  • Căn cứ số lượng thành viên Ban kiểm soát theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông mà cổ đông hoặc nhóm cổ đông được quyền đề cử một hoặc một số người (đáp ứng đủ điều kiện đề cử nêu trên) làm ứng cử viên Ban kiểm soát. 

Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị và các cổ đông khác đề cử.

Hồ sơ ứng cử thành viên tham gia Ban kiểm soát phải được gửi đến Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông trước ngày tổ chức Đại hội để Ban tổ chức có đủ thời gian kiểm tra, đưa vào danh sách bầu cử cũng như chuẩn bị trước công tác kiểm phiếu biểu quyết, bầu cử tại đại hội, thời gian gửi trước hồ sơ cụ thể do công ty tự quy định.

Thông qua việc đề cử người vào Ban kiểm soát:

Đại hội đồng cổ đông tiến hành bầu Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu Kiểm soát viên Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu.

Theo đó, mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. 

Việc thông qua và chốt danh sách Kiểm soát viên Ban kiểm soát có hiệu lực từ sau khi có Biên bản kiểm phiếu bầu Kiểm soát viên Ban kiểm soát.

Nguyên tắc trúng cử: Người trúng cử Kiểm soát viên Ban kiểm soát được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

Miễn nhiệm Kiểm soát viên

  • Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Kiểm soát viên theo quy định nêu trên;
  • Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;
  • Có đơn từ chức và được chấp thuận;
  • Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Bãi nhiệm Kiểm soát viên

  • Không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được phân công;
  • Vi phạm nghiêm trọng hoặc vi phạm nhiều lần nghĩa vụ của Kiểm soát viên và Điều lệ công ty;
  • Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
  1. CÔNG TY TNHH 2 TV TRỞ LÊN
  2. Cơ cấu tổ chức quản lý

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 20 đến 50 thành viên trong suốt quá trình hoạt động.

Cơ cấu tổ chức quản lý và hoạt động của công ty được thực hiện như sau:

Hội đồng thành viên:  gồm tất cả các thành viên công ty, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.

Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
  • Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn;
  • Quyết định dự án đầu tư phát triển của công ty;
  • Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ; thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trongbáo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;
  • Quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;
  • Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty;
  • Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
  • Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
  • Quyết định tổ chức lại công ty;
  • Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;
  • Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.

Chủ tịch Hội đồng thành viên: do Hội đồng thành viên bầu ra, nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty.

Chủ tịch Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên;
  • Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên;
  • Triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên;
  • Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng thành viên;
  • Thay mặt Hội đồng thành viên ký các nghị quyết của Hội đồng thành viên;
  • Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng thành viên;
  • Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
  • Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
  • Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
  • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
  • Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
  • Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
  • Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên;
  • Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
  • Tuyển dụng lao động;
  • Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký vớicông ty theo nghị quyết của Hội đồng thành viên.

Ban kiểm soát: được thành lập khi có từ 11 thành viên trở lên. Trường hợp có ít hơn 11 thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty.

  1. Lập Sổ đăng ký thành viên

Công ty phải lập sổ đăng ký thành viên ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký thành viên phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
  • Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức;
  • Phần vốn góp, giá trị vốn đã góp, thời điểm góp vốn, loại tài sản góp vốn, số lượng, giá trị của từng loại tài sản góp vốn của từng thành viên;
  • Chữ ký của thành viên là cá nhân hoặc của người đại diện theo pháp luật của thành viên là tổ chức;
  • Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên.

Sổ đăng ký thành viên được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

  1. Cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp

Thành viên phải góp vốn phần vốn góp cho công ty đủ và đúng loại tài sản như đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thành viên công ty chỉ được góp vốn phần vốn góp cho công ty bằng các tài sản khác với loại tài sản đã cam kết nếu được sự tán thành của đa số thành viên còn lại. Trong thời hạn này, thành viên có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp như đã cam kết góp.

Sau thời hạn nêu trên mà vẫn có thành viên chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết thì được xử lý như sau:

  • Thành viên chưa góp vốn theo cam kết đương nhiên không còn là thành viên của công ty;
  • Thành viên chưa góp vốn đủ phần vốn góp như đã cam kết có các quyền tương ứng với phần vốn góp đã góp;
  • Phần vốn góp chưa góp của các thành viên được chào bán theo quyết định của Hội đồng thành viên.

Trường hợp có thành viên chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký điều chỉnh, vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ phần vốn góp theo khoản 2 Điều này. Các thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời gian trước ngày công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ và phần vốn góp của thành viên.

Tại thời điểm góp đủ phần vốn góp, công ty phải cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên tương ứng với giá trị phần vốn đã góp. Giấy chứng nhận phần vốn góp có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
  • Vốn điều lệ của công ty;
  • Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức;
  • Phần vốn góp, giá trị vốn góp của thành viên;
  • Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
  • Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.
  1. Thông báo họp Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định.

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên . Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp. Thông báo mời họp được gửi kèm tài liệu họp (nếu có) trước khi họp.

Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

  1. Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên bao gồm tất cả các thành viên là chủ sở hữu công ty, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Điều lệ công ty quy định định kỳ sẽ tiến hành họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.

Cuộc họp Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% vốn điều lệ công ty trở lên hoặc một tỷ lệ khác do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên nêu trên trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên.

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.

Yêu cầu triệu tập họp Họo đồng thành viên phải bằng văn bản và bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;
  • Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;
  • Dự kiến chương trình họp;
  • Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ.
  1. Điều kiện và thể thức tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên lần hai: Trường hợp triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không có đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ thì tiến hành triệu tập họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;

Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên lần ba: Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì được triệu tập họp lần thứ ba. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần ba phải tiến hành trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai và không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại Điều này không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

  1. Biên bản họp Hội đồng thành viên

Các cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Biên bản họp Hội đồng thành viên phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;
  • Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên không dự họp;
  • Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;
  • Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết;
  • Các quyết định được thông qua;
  • Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp.

Người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên.

  1. Quyết định/Nghị quyết của Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên thông qua các nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

Các vấn đề phải thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

  • Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
  • Quyết định phương hướng phát triển công ty;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
  • Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
  • Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.

Quyết định/Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau đây:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau:

  • Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành đối với các quyết định: bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.
  • Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành đối với các trường hợp còn lại.

Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản:

Trừ những vấn đề bắt buộc phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên thì những vấn đề còn lại đều có thể được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

Trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết được thực hiện theo quy trình sau:

Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.

Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên.

Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu. quyết định được thông qua gửi đến các thành viên trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

  1. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty.

Nhiệm kỳ của Chủ tịch Hội đồng thành viên không quá 05 năm nhưng có thể bầu lại với số lượng không hạn chế.

Trường hợp vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, thì Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.

Trường hợp không có thành viên được ủy quyền thì một trong số các thành viên Hội đồng thành viên triệu tập họp các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc đa số quá bán.

  1. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc)

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc sẽ do Hội đồng thành viên thực hiện. Trong trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên.

Quyết định của Hội đồng thành viên về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc được thông qua tại cuộc họp khi được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành.

  1. Thành lập Ban kiểm soát

Trường hợp Công ty có từ 11 thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm soát; trường hợp có ít hơn 11 thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty. Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.

  1. CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
  2. Cơ cấu tổ chức quản lý

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có mô hình tổ chức quản lí và hoạt động do tổ chức hoặc cá nhân làm chủ sở hữu.

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

 

 

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu có mô hình tổ chức quản lý và hoạt động như sau:

Chủ sở hữu công ty: chủ sở hữu công ty là tổ chức có các quyền sau đây:

  • Quyết định nội dung Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
  • Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
  • Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý công ty;
  • Quyết định dự án đầu tư phát triển;
  • Quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
  • Thông qua hợp đồng vay, cho vay và các hợp đồng khác do Điều lệ công ty quy định có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
  • Quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;
  • Quyết định tăng vốn điều lệ của công ty; chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty cho tổ chức, cá nhân khác;
  • Quyết định thành lập công ty con, góp vốn vào công ty khác;
  • Tổ chức giám sát và đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty;
  • Quyết định việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của công ty;
  • Quyết định tổ chức lại, giải thể và yêu cầu phá sản công ty;
  • Thu hồi toàn bộ giá trị tài sản của công ty sau khi công ty hoàn thành giải thể hoặc phá sản;
  • Quyền khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.

Chủ sở hữu công ty: chủ sở hữu công ty là cá nhân có các quyền sau đây:

  • Quyết định nội dung Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
  • Quyết định đầu tư, kinh doanh và quản trị nội bộ công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
  • Quyết định tăng vốn điều lệ, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty cho tổ chức, cá nhân khác;
  • Quyết định việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của công ty;
  • Quyết định tổ chức lại, giải thể và yêu cầu phá sản công ty;
  • Thu hồi toàn bộ giá trị tài sản của công ty sau khi công ty hoàn thành giải thể hoặc phá sản;
  • Quyền khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.

Chủ tịch công ty: do chủ sở hữu bổ nhiệm. Chủ tịch công ty nhân danh chủ sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Hội đồng thành viên: thành viên Hội đồng thành viên do chủ sở hữu công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm gồm từ 03 đến 07 thành viên với nhiệm kỳ không quá 05 năm. Hội đồng thành viên nhân danh chủ sở hữu công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Chủ tịch Hội đồng thành viên do chủ sở hữu bổ nhiệm hoặc do các thành viên Hội đồng thành viên bầu theo nguyên tắc quá bán, theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều lệ công ty.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc: do Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty bổ nhiệm hoặc thuê làm việc với nhiệm kỳ không quá 05 năm.

Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên khác của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trừ trường hợp pháp luật, Điều lệ công ty có quy định khác.

  • Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
  • Tổ chức thực hiện quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty;
  • Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
  • Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
  • Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty;
  • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ các đối tượng thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty;
  • Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty;
  • Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
  • Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty;
  • Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
  • Tuyển dụng lao động;
  • Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký với Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty.

Kiểm soát viên: Chủ sở hữu công ty quyết định số lượng Kiểm soát viên, bổ nhiệm Kiểm soát viên với nhiệm kỳ không quá 05 năm và việc thành lập Ban kiểm soát.

Kiểm soát viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  • Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty;
  • Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu công ty hoặc cơ quan nhà nước có liên quan; trình chủ sở hữu công ty báo cáo thẩm định;
  • Kiến nghị chủ sở hữu công ty các giải pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của công ty;
  • Xem xét bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào của công ty tại trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty. Thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về thực hiện quyền chủ sở hữu, về quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Kiểm soát viên;
  • Tham dự và thảo luận tại các cuộc họp Hội đồng thành viên và các cuộc họp khác trong công ty;
  • Quyền và nghĩa vụ khác quy định tại Điều lệ công ty hoặc theo yêu cầu, quyết định của chủ sở hữu công ty.
  1. Thông báo họp Hội đồng thành viên

Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên trong Hội đồng thành viên để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định.

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên . Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp. Thông báo mời họp được gửi kèm tài liệu họp (nếu có) trước khi họp.

Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

  1. Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên

Cuộc họp Hội đồng thành viên do Chủ tịch Hội đồng thành viên triệu tập khi xét thấy cần thiết, nhằm nhân danh chủ sở hữu công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.

Yêu cầu triệu tập họp Họo đồng thành viên phải bằng văn bản và bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Thông tin của thành viên / nhóm thành viên yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên;
  • Lý do yêu cầu triệu tập họp và vấn đề cần giải quyết;
  • Dự kiến chương trình họp;
  • Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu.
  1. Biên bản họp Hội đồng thành viên

Các cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Biên bản họp Hội đồng thành viên phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;
  • Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên không dự họp;
  • Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;
  • Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết;
  • Các quyết định được thông qua;
  • Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp.

Người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên.

  1. Quyết định/Nghị quyết của Hội đồng thành viên

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất hai phần ba tổng số thành viên dự họp. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau. Hội đồng thành viên có thể thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua khi có hơn một nửa số thành viên dự họp tán thành. Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại công ty, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty phải được ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp tán thành.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày ghi tại nghị quyết đó, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Các cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản, có thể được ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

  1. Quyết định của Chủ sở hữu công ty

Phải xác định và tách biệt tài sản của Chủ sở hữu công ty và tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với các chi tiêu trên cương vị là Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên quan trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty.

Chủ sở hữu công ty chỉ được quyền rút vốn bằng cách chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ cho tổ chức hoặc cá nhân khác; trường hợp rút một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ đã góp ra khỏi công ty dưới hình thức khác thì chủ sở hữu và cá nhân, tổ chức có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty.

Chủ sở hữu công ty không được rút lợi nhuận khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.

Trường hợp chủ sở hữu công ty chuyển nhượng, tặng cho một phần vốn điều lệ cho tổ chức hoặc cá nhân khác hoặc công ty kết nạp thêm thành viên mới, công ty phải tổ chức hoạt động theo loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần và đồng thời thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày hoàn thành việc chuyển nhượng, tặng cho hoặc kết nạp thành viên mới.

Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân bị tạm giam, bị kết án tù hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề theo quy định của pháp luật, thành viên đó ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty.

Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân chết thì người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật là chủ sở hữu hoặc thành viên của công ty. Công ty phải tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tương ứng và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày kết thúc việc giải quyết thừa kế.

Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân chết mà không có người thừa kế, người thừa kế từchối nhận thừa kế hoặc bị truất quyền thừa kế thì phần vốn góp của chủ sở hữu được giải quyết theo quy định của pháp luật về dân sự.

Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân bị hạn chế hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự thì quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty được thực hiện thông qua người giám hộ.

Trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức bị giải thể hoặc phá sản thì người nhận chuyển nhượng phần vốn góp của chủ sở hữu sẽ trở thành chủ sở hữu hoặc thành viên công ty. Công ty phải tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tương ứng và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày hoàn thành việc chuyển nhượng.

  1. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên

Chủ tịch Hội đồng thành viên do chủ sở hữu bổ nhiệm hoặc do các thành viên Hội đồng thành viên bầu theo nguyên tắc quá bán.

  1. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch công ty

Đối với công ty do tổ chức làm chủ sở hữu: Chủ tịch công ty do chủ sở hữu bổ nhiệm.

Đối với công ty do cá nhân làm chủ sở hữu: Chủ sở hữu Công ty có thể là Chủ tịch công ty và Chủ tịch công ty có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

  1. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty bổ nhiệm hoặc thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc với nhiệm kỳ không quá 05 năm để điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.

  1. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Kiểm soát viên

Chủ sở hữu công ty quyết định số lượng Kiểm soát viên, bổ nhiệm Kiểm soát viên với nhiệm kỳ không quá 05 năm và việc thành lập Ban kiểm soát.

Đối với công ty do tổ chức làm chủ sở hữu: bắt buộc phải có chức danh Kiểm soát viên.

Đối với công ty do cá nhân làm chủ sở hữu: không bắt buộc phải có chức danh này. tùy theo nhu cầu hoạt động mà chủ sở hữu công ty quyết định đưa hoặc không đưa chức danh Kiểm soát viên vào bộ máy điều hành của công ty.